Calidad · SG-SST · ISO 9001

Digitalizamos y optimizamos cualquier formato de tu sistema de gestión.

digitalizando:

De papel, Word o Excel a un formulario guiado con firmas, aprobaciones y trazabilidad lista para auditoría. Para pequeñas y grandes empresas.

Sin registro ni contraseña · datos de ejemplo

Leyendo tu formato
SOTEC

Caso de cliente

SOTEC · seguridad electrónica y telecomunicaciones

CCTV, control de acceso, cercas eléctricas, fibra óptica y energía solar

0

formatos del SG-SST digitalizados

−0%

tiempo de diligenciamiento*

0

formatos en papel por archivar

Así se llena

El técnico conversa; el formato se diligencia solo

El asistente pregunta en lenguaje sencillo, valida cada respuesta y la ubica en el campo correcto del formato oficial. Al final el técnico firma con el dedo y el documento sale a revisión.

  • Autocompleta desde el directorio
  • Bloquea campos inválidos
  • Redacción asistida
  • Firma y envío en un toque
Supervisor con radio e ingeniera con tablet haciendo una inspección en obra
Inspección en obra, diligenciada desde la tablet

Asistente SOTEC

en línea

Escribe tu respuesta…
FORMATO DE REPORTE TÉCNICO
FO-GSST-22 · v01

DATOS GENERALES

Cliente:

Tipo reporte:

Asunto:

DESCRIPCIÓN

Firma técnico

Firma cliente

RT-011-26 Borrador

El papel le cuesta a tu empresa más de lo que parece

Cada problema del formato en papel, con la solución que lo elimina. Toca «Después» para ver el cambio.

  • Campos en blanco o mal diligenciados que se detectan tarde

  • El técnico vuelve a la oficina para entregar y escanear

  • Permisos firmados sin verificar EPP ni condiciones

  • Horas buscando un reporte para el cliente o el auditor

  • Sin indicadores: nadie sabe cuántos trabajos se hicieron

¿Cuánto le cuesta el papel a tu empresa?Calcúlalo

Caso SOTEC

Sus dos formatos del SG-SST, ya digitales y funcionando

Tomamos el reporte técnico y el permiso de trabajo que SOTEC usa en campo y los convertimos en documentos inteligentes. Cámbialos aquí y pruébalos en la demo.

FO-GSST-22 · Reporte técnico

  • El asistente autocompleta los datos del cliente desde el directorio
  • Redacción asistida de la descripción en el estilo del formato
  • Firma del técnico en el celular y del cliente desde su portal
  • Se cierra solo cuando el cliente firma: sin papeles perdidos
Diligenciar este formato

Mismo código, versión y estructura del formato original: el auditor reconoce el documento.

SOTECFormato de reporte técnico
No. RT-001-26
Código FO-GSST-22
Versión: 01
Fecha 01/03/2020
FECHA:2026-05-26
DATOS GENERALES
Tipo reporte:Correctivo
Correo:sistemas@arcillasdelcaribe.example
Cliente:Ladrillera Arcillas del Caribe
Teléfono:3000000000
Dirección:Zona Industrial
Cargo:Ing. sistemas
Persona contactada:Ing. Daniel
Proyecto:PRY-001-26 · CCTV hornos y patio de secado
Asunto:Reparación fibra óptica nodo Molienda – Patio de secado
DESCRIPCIÓN
Se realiza intervención correctiva sobre el enlace de fibra óptica comprendido entre el nodo Molienda y el nodo Patio de secado, debido a fallas recurrentes e intermitencias presentadas en la red de CCTV. Durante las labores de diagnóstico se identificó que un tramo de la fibra óptica se encontraba cristalizado y deteriorado, afectando la calidad de la transmisión de datos y generando inestabilidad en las comunicaciones del sistema de videovigilancia. Como acción correctiva, se efectuó el reemplazo del tramo de fibra óptica afectado, realizando las adecuaciones y conexiones necesarias para garantizar la integridad del enlace y la correcta transmisión de la información entre ambos nodos. Posteriormente se realizaron pruebas de conectividad y verificación de los servicios asociados, confirmando la estabilidad del enlace, la eliminación de las intermitencias y el correcto funcionamiento de la red de CCTV. El sistema queda operando bajo condiciones normales.
RECOMENDACIÓN(ES)
Programar inspección semestral del tendido de fibra y proteger con tubería los tramos expuestos a calor de los hornos.
Nombre técnico:Ing. Andrés Camacho
Firma: técnico
Firma técnico
Firma: cliente
Firma cliente

Documento emitido por el Servicio de Calidad de la Compañía. El documento es propiedad de SOTEC. La compañía protegerá sus propios derechos en los tribunales civiles y penales de acuerdo con la ley.

En campo con SOTEC

Formatos pensados para quien trabaja en sitio

Seguridad electrónica, telecomunicaciones y energía: el técnico diligencia, firma y envía desde donde está, sin volver a la oficina.

Alineado con el SG-SST

Operador en una sala de monitoreo revisando varias pantallas de cámaras de seguridad

CCTV y monitoreo

Reportes de mantenimiento preventivo y correctivo con evidencia y firma del cliente.

Técnico sobre una escalera trabajando en redes aéreas

Trabajo en alturas

Permiso de trabajo con verificación de EPP antes de subir.

Técnico conectando cables de fibra óptica en un rack de comunicaciones

Fibra óptica y redes

Cada empalme y prueba queda registrado.

Técnicos con casco inspeccionando paneles solares y revisando documentos

Energía solar

Inspecciones y listas de chequeo en sitio.

De tu formato a la app, en cuatro pasos

01

Levantamos tu formato

Nos compartes el formato en papel, Word, Excel o PDF y cómo lo usa tu equipo.

02

Lo digitalizamos fiel

Misma estructura y control documental, más reglas de validación de tu SGC.

03

Tu equipo lo diligencia

Con el asistente, desde el celular o el computador, con firma en pantalla.

04

Apruebas y auditas

Revisión, cierre, PDF, indicadores y trazabilidad completa.

Firmas y aprobaciones

Firmado en pantalla, aprobado sin perseguir a nadie

Cada documento recorre su flujo: quien diligencia firma, el responsable revisa y el cliente aprueba desde su propio portal.

  • Firma del técnico, del coordinador SST y del cliente en el mismo documento
  • Fecha, hora y responsable de cada firma en el historial
  • PDF final idéntico al formato oficial, listo para auditoría
Persona firmando con lápiz óptico sobre una tablet
Firma registrada · RT-011-26

Funcionalidades

Todo lo que tu sistema de gestión necesita, en un solo lugar

Asistente paso a paso

Pregunta, valida y ubica cada respuesta en el campo correcto del formato.

¿Qué tipo de reporte es?

Correctivo

¿Cuál es el asunto?

Tipo reporte:

Asunto:

Reglas de tu SGC

Lo que no cumple no se envía: sin arnés no hay trabajo en alturas.

! Peligro: caída desde altura (1,5 m)

Arnés de cuerpo completo

Bloqueado: falta el arnésEnviar

Firma en el celular

Técnicos, ejecutores, supervisores y clientes firman con el dedo.

Firma técnico 10:42 · con fecha y hora

Cada tarjeta te lleva a la pantalla real de la demo.

Roles y accesos

Entra a la demo con el perfil que quieras

Sin usuario ni contraseña. Prueba el recorrido completo: el técnico crea y firma, el coordinador SST aprueba, el cliente firma su reporte y el administrador lo controla todo.

En producción cada persona entra con su cuenta y los permisos se validan en el servidor.

Lo que no se define, no se puede medir.

Lo que no se mide, no se puede mejorar.

Lo que no se mejora, se degrada siempre.

— Frase atribuida a Lord Kelvin (William Thomson)

Con cada formato digital, tu sistema de gestión mide en tiempo real: tiempos, aprobaciones, pendientes y cumplimiento.Ver los indicadores

Impacto medible

Menos tiempo, menos errores, cero papeles perdidos

Pasa el mouse por las gráficas para ver cada valor.

0%

menos tiempo por formato

de 50 a 9 minutos

0%

formatos completos

al primer intento

0

documentos perdidos

todo queda en la nube

0/7

acceso para auditoría

desde cualquier lugar

Minutos por formato, en cada etapa

En papel Digital
05101520DiligenciarFirmar y aprobarEntregar y escanearBuscar para auditoría

Total por formato: 50 min en papel frente a 9 min digital.

Formatos completos al primer intento

Porcentaje de documentos que pasan la revisión sin devolverse

50%75%100%PapelMes 1Mes 2Mes 3Mes 4Mes 5Mes 6Arranque digital99%

El asistente no deja avanzar con campos vacíos o mal diligenciados.

Calcula tu ahorro

¿Cuánto le cuesta el papel a tu empresa?

Un caso de negocio con supuestos visibles y fuentes: ajústalo con tus datos y descárgalo en PDF.

Tu operación

Ahorro estimado al año

$ 0

$ 7.452.015 al mes en tiempo, reprocesos y papel

0

Horas liberadas al mes

0,0

Equivale a personas de tiempo completo

0,0

Horas recuperadas por persona al mes

¿De dónde sale el ahorro? (al año)
  • Tiempo de gestión$ 68.483.516

    41 min menos por formato

  • Reprocesos evitados$ 18.540.659

    37 % menos formatos devueltos

  • Papel, impresión y archivo$ 2.400.000

    9.600 hojas al año

Lo que no sumamos y pesa más: incumplir el SG-SST puede acarrear multas graduadas por el Decreto 1072 de 2015 e incluso el cierre de la obra (Ley 1610 de 2013). Con permisos que no se envían si falta el arnés o la verificación, ese riesgo baja.

Validar estos números con un asesor
Cómo lo calculamos y de dónde salen los supuestos
  • Costo hora = salario × factor prestacional ÷ 182 h. Las 182 horas salen de la jornada máxima de 42 h semanales vigente desde julio de 2026 (Ley 2101 de 2021).
  • Factor prestacional 1,52: estimación usual del costo total de un empleado en Colombia (prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales sobre el salario). Ajústalo con el dato de tu nómina.
  • Tiempo de gestión = formatos × (minutos en papel − minutos digital) por etapa: diligenciar, firmar, entregar o digitar, y buscar.
  • Reprocesos = formatos × (% devueltos en papel − % digital) × minutos para corregir. El asistente no deja avanzar con campos vacíos o inválidos.
  • Papel = formatos × hojas × costo por hoja (impresión, copias y archivo físico).
  • Los tiempos por etapa son una referencia de piloto. Para tu caso, cronometra 5 formatos reales y reemplaza los valores en «Ajustar supuestos»: el cálculo se actualiza al instante.
  • Retorno = (ahorro anual − inversión anual) ÷ inversión anual. Días para pagarse = inversión mensual ÷ ahorro diario.
  • No incluye beneficios difíciles de cuantificar: menos multas y paradas de obra, mejor servicio al cliente, auditorías más rápidas y decisiones con indicadores.
  • Es una estimación para decidir; no es una oferta ni una garantía de resultados.

Si existe en papel, lo digitalizamos

Permisos de trabajoAnálisis de trabajo seguro (ATS)Reportes técnicosInspección de EPPListas de chequeoInspección de extintoresÓrdenes de servicioActas de reuniónEntrega de dotaciónReporte de incidentesCuentas de cobroSolicitud de permisos laboralesControl de asistencia a capacitacionesInspección preoperacional de vehículosPermisos de trabajoAnálisis de trabajo seguro (ATS)Reportes técnicosInspección de EPPListas de chequeoInspección de extintoresÓrdenes de servicioActas de reuniónEntrega de dotaciónReporte de incidentesCuentas de cobroSolicitud de permisos laboralesControl de asistencia a capacitacionesInspección preoperacional de vehículos
Inspección preoperacional de vehículosControl de asistencia a capacitacionesSolicitud de permisos laboralesCuentas de cobroReporte de incidentesEntrega de dotaciónActas de reuniónÓrdenes de servicioInspección de extintoresListas de chequeoInspección de EPPReportes técnicosAnálisis de trabajo seguro (ATS)Permisos de trabajoInspección preoperacional de vehículosControl de asistencia a capacitacionesSolicitud de permisos laboralesCuentas de cobroReporte de incidentesEntrega de dotaciónActas de reuniónÓrdenes de servicioInspección de extintoresListas de chequeoInspección de EPPReportes técnicosAnálisis de trabajo seguro (ATS)Permisos de trabajo
+ el formato que tú necesites

Marco de referencia

Diseñado para apoyar tu cumplimiento de

ISO 9001:2015

Gestión de la calidad

Control documental, versiones, registros y trazabilidad de cada formato.

ISO 45001:2018

Seguridad y salud en el trabajo

Permisos de trabajo, identificación de peligros, controles y EPP.

Decreto 1072 de 2015

SG-SST en Colombia

Evidencia ordenada del sistema de gestión y conservación de registros.

Resolución 0312 de 2019

Estándares mínimos del SG-SST

Indicadores y soportes listos para la autoevaluación y las auditorías.

Para pequeñas y grandes empresas

Empieza con los formatos críticos y crece a tu ritmo.

Esencial

Pequeñas empresas y contratistas

  • Hasta 3 formatos digitalizados
  • Asistente, firmas y PDF
  • Roles básicos: campo y supervisión
  • Tablero de indicadores
Cotizar
El más elegido

Empresarial

Medianas empresas con varias áreas

  • Hasta 10 formatos
  • Flujos de aprobación por área
  • Portal para clientes
  • Auditoría y exportación de datos
Cotizar

Corporativo

Grandes empresas y grupos

  • Formatos ilimitados y multi-sede
  • Integración con ERP, correo y nube
  • Inicio de sesión corporativo
  • Acompañamiento y soporte dedicado
Cotizar

Preguntas frecuentes

Cualquier formato de tu sistema de gestión: permisos de trabajo, ATS, inspecciones, listas de chequeo, reportes técnicos, actas, órdenes de servicio, entrega de dotación, cuentas de cobro… Si existe en papel, Word o Excel, lo convertimos en un formulario guiado con su misma estructura.

Digitalicemos tu primer formato

Cuéntanos qué formatos usa tu equipo y te mostramos cómo se verían funcionando, como lo hicimos con SOTEC.

O recorre la demo ahora